会議前5分セットアップ——画面共有・音声・配線の事前チェック
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1. 目的——“開始30秒で走り出す”ための仕組み
- 詰まりを先に潰す：画面共有・音声・配線は失敗しやすい順に先回り。
- 一筆書きの導線：資料→共有→音声→環境→バックアップの固定順で迷いを消す（→A3の“一筆書き”思考）。
- 5分で十分：決め打ちの段取りにすれば、毎回同じ品質でスタートできる。
2. タイムライン：T-5 → T-0 の逆算ルーチン（合計5分）
T-5｜資料を“並べる”（60秒）
- 1ウィンドウ方式：必要タブ/資料だけを左→右（発表順）に並べる。
- 余計なものは閉じる：通知が出る可能性のあるアプリ・DM・メールは一時停止。
- ファイル名の体裁：
YYYYMMDD_verb_object_v1に統一し、最初の資料を左上（→関連記事）。
T-4｜画面共有の予行（60秒）
- “ウィンドウ共有”が基本：デスクトップ全体ではなく、発表ウィンドウのみを共有候補に。
- スライドの“配布版”も用意：重いアニメーションは外した軽量ファイルをサブで準備。
- ポインタ確認：ズーム/拡大・ページ送り・レーザーポインタ代替の操作テストを3回。
T-3｜音声・マイク位置（60秒）
- 入力：マイク入力レベルを話し始めで黄色、ピークで赤に触れない程度。
- 出力：相手の音が聞き取りやすいボリュームに。
- 環境音：エアコン・キーボード打鍵が入るならマイク位置を口元20–30cmへ。
- ミュート初期値：入室時はミュートON、冒頭の挨拶直前に解除。
T-2｜配線・電源・ネット（60秒）
- ケーブル：映像ケーブル/変換アダプタの接点を一度抜き差し。
- 電源：バッテリー80%以上or AC接続。
- ネット：回線が不安定なら予備回線（テザリング等）をすぐ出せる位置へ。
T-1｜背景・身だしなみ・台本（60秒）
- 背景：壁1枚 or 低情報量。逆光なら画面の明るさ↑で顔を起こす。
- カメラ角度：目線の高さ±5cm。
- オープニング台本（30秒）を手元に：
「本日はXXの方針共有です。全体20分。前半15分で概要、後半5分でQ&A。必要資料はチャットに掲載済み。画面見えていなければ教えてください。」
3. 共有ウィンドウの“並べ方”テンプレ
- 左から：①アジェンダ（詳細記事）→②メイン資料→③参考資料→④ライブデモ→⑤Q&Aメモ
- ショートカット：
Alt/⌘ + Tabで左→右にだけ移動する癖をつける（行き来が一定）。 - Q&Aメモは非共有の別ウィンドウに置く（発言ログ＆宿題抽出）→会議後アクション3行へ（詳細記事）。
4. 会議室（対面）チェック：配線の“3点だけ”
- 映像：プロジェクタ/ディスプレイに正しい入力が選ばれているか。
- 音声：外部スピーカーへ出ているか。BGMや通知音で鳴りを確認。
- 切替：他PCへ切り替える場合、切替器の順番を先に確認。
迷ったら自PCの画面解像度を下げる（フルHD程度）。相性問題が一気に減る。
5. トラブル時の“30秒台本”と対処
共有画面が映らない
- シナリオ：「画面が映らないようなので、配布版で共有します。チャットにURLを貼りました。5ページ目からご覧ください。」
- 対処：
- ウィンドウ→デスクトップ共有へ切替
- 解像度を下げる（発表側の表示スケールも）
- PDF配布版を共有
音が出ない／ハウリングする
- シナリオ：「音声に問題があるので、いったんミュート→再接続します。30秒だけください。」
- 対処：
- 入出力デバイスの切替（内蔵⇄外付け）
- ミュートの二重掛け（会議アプリと本体）解除
- スピーカー音量を中程度→マイクを口元に
回線が不安定
- シナリオ：「回線が不安定なので、動画とカメラをオフにして続けます。資料はチャット共有します。」
- 対処：
- カメラOFF＋音声のみ
- 配布版PDFを共有
- 予備回線へスイッチ
6. 司会・発表・参加者で“役割ベストプラクティス”
司会（主催）
- 開始直後に目的と時間配分を宣言（オープニング台本使用）。
- Q&Aは残り5分で切り替え。宿題は人・期日まで確定。
- 閉会前30秒で決定事項/宿題/次回を読み上げ（→関連記事）。
発表者
- 1スライド＝1メッセージ。要点は上から3行に集約。
- デモは成功パスだけに絞る（枝分かれは後日）。
- 共有はウィンドウ固定。通知と関係のない画面のみ。
参加者
- 聞きながらQ&Aメモに疑問を名詞で羅列→最後の5分で動詞化して質問。
- 宿題を引き受けたら、その場でメモ“1枚”に転記して締める（→関連記事）。
7. “見える化チェックリスト”（印刷OK）
会議前（5分）
- □ 資料を左→右に発表順で並べた
- □ 共有はウィンドウ限定に設定
- □ マイクレベル・出力の聞こえを確認
- □ ケーブル/電源/回線の3点OK
- □ オープニング台本を手元に
会議中
- □ 目的・配分・資料入手先を最初に伝えた
- □ Q&Aは残り5分で切り替え
- □ 宿題は人・期日まで決定
会議後（2分）
8. シングル/マルチモニタ別：共有のコツ
シングルモニタ
- ウィンドウ共有一択。
- 非共有のQ&Aメモは別デスクトップ（仮想）へ。
- タスク切替はAlt/⌘ + Tabだけに統一。
マルチモニタ
- 発表画面＝サブ、メモ＝メイン。
- 共有するのは“サブのウィンドウ”。
- マウスカーソルの迷子対策に“矢印キーボード送り”も併用。
9. スライド・配布版・議事録の“軽量運用”
- 発表用：視覚大きめ、1メッセージ/スライド。
- 配布版：文字情報を増やし、アニメ無し、サイズ軽量。
- 議事：メモ“1枚”→決定/宿題/自分の行動の3行だけで配信。詳細議事は後追いでOK。
10. DND（通知抑制）と情報漏えい対策
- 会議中は通知を一時停止。
- 共有候補に個人情報・他案件名が見えないか再確認。
- デスクトップ共有になる可能性を踏まえ、壁紙は無地、アイコンは10以内（→関連記事）。
11. よくあるつまずきと処方箋
- 冒頭で時間を浪費：シナリオ読み上げでOK。暗記しない。
- 共有切替で迷う：左→右の順でしか動かない運用にする。
- 質問が拡散：残り5分でQ&Aに切替、議論は宿題化して“誰が・いつまで”で締める。
- 会議後にタスクが消える：メモのWait（返事待ち）に入れて期限を付ける。
12. まとめ
- T-5→T-0の固定手順で“詰まり”は潰せる。
- 共有はウィンドウ限定、資料は左→右、音声は口元20–30cm。
- トラブルは30秒シナリオで主導権を切らさない。
- 会議後はアクション3行→メモ、資料はexportへ、深い作業は90分ブロック。
この型さえ回れば、開始30秒でもう走り出せます。
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